Analisis SWOT

Rencana Kerja suatu lembaga, disamping harus memperhatikan berbagai hal yang bersifat normatif, dan substansial, tetapi juga harus memperhatikan berbagai hal yang bersifat teknis. Kondisi teknis dapat dikaji berdasarkan analisis SWOT (Kekuatan, Kelemahan, Peluang, dan Tantangan). Adapun pelaksanaan analisis SWOT lembaga BPMU  adalah sebagai berikut.

1. Latar Belakang Pelaksanaan SWOT
Sejak bulan April 2009, kepengurusan telah mengalami penggantian. Untuk itu perlu diadakan proses introspeksi dengan melakukan analisis SWOT terhadap BPMU. Dengan demikian akan dapat diketahui posisi BPMU saat ini, dan strategi yang harus dilaksakan dalam rangka mencapai tujuan BPMU.

2. Tujuan Pelaksanaan SWOT
Adapun tujuan pelaksanaan SWOT adalah untuk mengetahui kekuatan, kelemahan, peluang, dan tantangan yang dihadapi oleh BPMU dalam kurun waktu saat ini. Kemudian dapat dirumuskan strategi program yang harus dilaksanakan, agar tujuan BPMU dapat tercapai.

3. Pendekatan Pelaksanaan SWOT
Pendekatan yang dilaksanakan dalam proses pelaksanaan SWOT pada lembaga BPMU adalah dengan merumuskan secara bersama-sama, berbagai elemen kekuatan, kelemahan, peluang, dan tantangan BPMU. Mereka yang terlibat dalam perumusan elemen SWOT tersebut adalah pimpinan BPMU yang lama, dan seluruh anggota tim BPMU yang baru.

4. Elemen SWOT
Adapun berbagai elemen SWOT (Kekuatan, Kelemahan, Peluang, dan Tantangan) BPMU yang disepakati adalah sebagai berikut.
4.1. Kekuatan

a. BPMU sudah memiliki kelembagaan, kantor, dan struktur organisasi yang mantap.
b. Komitmen pimpinan universitas, sudah tinggi.
c. Visi dan misi UNUD sudah jelas.
d. Sudah memiliki perangkat kelembagaan SPMPT.
e. Kapasitas pengurus BPMU sudah memadai.
f. Aktivitas sosialisasi eksistensi BPMU sudah baik.
g. Jejaring sistem penjaminan mutu sudah memadai.
h. Aktivitas sosialisasi proses pembelajaran sudah memadai.
i. Aktivitas AMAI sudah memadai.

4.2. Kelemahan

a. Auditor bersertifikat yang dapat diamnfaatkan oleh BPMU masih dirasakan kurang
b. Instruktur yang dapat dimanfaatkan oleh BPMU masih dirasakan kurang
c. Implementasi materi soft skill masih belum mantap
d. Kemampuan staf dan pengurus BPMU berkomunikasi dalam bahasa Indonesia dan Inggris
e. Kemampuan staf dan pengurus BPMU dalam pengelolaan sistem informasi
f. Pemahaman pengurus BPMU tentang SPMPT
g. Implementasi SPMPT
h. Belum ada panduan/indikator tenant kriteria keberhasilan penerapan SPMPT

4.3. Peluang

a. Adanya kebutuhan dari sistem pendidikan tinggi
b. Tersedianya berbagai sumber pendanaa dari pemerintah
c. Adanya acuan dari proses perkembangan sistem penjaminan mutu di tingkat nasional/internasional

4.4. Tantangan

a. Banyaknya perguruna tinggi yang besar sudah mantap dalam pelaksanaan SPMPT
b. Adanya tuntutan standar mutu di pasar global
c. Adanya tuntutan menjadi world class university

4.5. Analisis SWOT
Setelah disepakati berbagai elemen SWOT seperti diuraikan sebelumnya, selanjutnya dapat dilakukan analisis SWOT. Pelaksanaannya didahului dengan melakukan analisis faktor internal dan analisis faktor eksternal. Analisis faktor internal maupun eksternal dilakukan dengan memberikan bobot dan rating pada setiap elemen SWOT yang telah disepakati, seperti terlihat pada Tabel 1 dan Tabel 2.

Tabel 1. Analisis Faktor Internal

No Faktor Bobot (%) Rating Skor
I. Kekuatan
1 BPMU Sudah memiliki kelembagaan, kantor, dan struktur organisasi yang mantap 8 3 24
2 Komitmen pimpinan universitas, sudah tinggi 8 3 24
3 Visi dan misi UNUD sudah jelas 6 3 18
4 Sudah memiliki perangkat kelembagaan SPMPT 6 3 18
5 Kapasitas pengurus BPMU sudah memadai 5 2 10
6 Aktivitas sosialisasi eksistensi BPMU sudah baik. 4 2 8
7 Jejaring sistem penjaminan mutu sudah memadai. 5 2 10
8 Aktivitas sosialisasi proses pembelajaran sudah memadai. 4 1 4
9 Aktivitas AMAI sudah memadai. 4 1 4
Jumlah skor Kekuatan 50 120
II. Kelemahan
1 Auditor bersertifikat yang dapat dimanfaatkan BPMU masih dirasakan kurang. 7 -3 -21
2 Instruktur yang dapat dimanfaatkan BPMU masih dirasakan kurang. 8 -3 -24
3 Implementasi materi soft skill masih belum mantap. 8 -3 -24
4 Kemampuan staf dan pengurus BPMU dalam berkomunikasi dalam bahasa Indonesia & Inggris. 6 -2 -12
5 Kemampuan staf dan pengurus BPMU dalam pengelolaan sistem informasi. 5 -2 -10
6 Pemahaman pengurus BPMU tentang SPMPT. 5 -2 -10
7 Impelementasi SPMPT. 5 -3 -15
8 Belum ada panduan/indikator tentang kriteria keberhasilan penerapan SPMPT 6 -1 -6
Jumlah skor Kelemahan 50 -142
Total (Kekuatan + Kelemahan) -22

Catatan :

  1. Bobot diberikan untuk masing-masing elemen sesuai dengan tingkat penting relatif terhadap keberhasilan pencapaian tujuan.
  2. Rating untuk Kekuatan dan Kelemahan, diberikan atas dasar kesepakatan, yakni masing-masing rating 3 untuk kategori sangat bagus; 2 untuk kategori bagus, dan 1 untuk kategori cukup bagus. Sementara itu rating untuk Kelemahan diberikan atas dasar kesepakatan, yakni masing-masing rating -3 untuk kategori sangat buruk; -2 untuk kategori buruk, dan -1 untuk kategori cukup buruk.

Tabel 2. Analisis Faktor Eksternal

No Faktor Bobot (%) Rating Skor
I. Peluang
1 Adanya kebutuhan dari sistem pendidikan tinggi. 30 3 90
2 Tersedianya berbai sumber pendanaan dari
pemerintah.
10 3 30
3 Adanya acuan dari proses perkembangan sistem
penjaminan mutu di tingkat nasional/internasional
10 2 20
Jumlah skor Peluang 50 140
II. Tantangan
1 Banyak Perguruan Tinggi yang besar sudah mapan
dalam pelaksanakan SPMPT.
15 -2 -30
2 Adanya tuntutan standar mutu di pasar global. 15 -3 -45
3 Adanya tuntutan menajdi world class university. 20 -3 -60 20 -3 -60
Jumlah skor Tantangan 50 -135
Total ( Peluang + Tantangan ) 5

Catatan :

  1. Bobot diberikan untuk masing-masing elemen sesuai dengan tingkat penting relatif terhadap keberhasilan pencapaian tujuan.
  2. Rating untuk Peluang dan Tantangan ditentukan sebagai berikut. Rating Peluang diberikan atas dasar kesepakatan, yakni masing-masing rating 3 untuk kategori sangat bagus; 2 untuk kategori bagus, dan 1 untuk kategori cukup bagus. Sementara itu rating untuk Tantangan diberikan atas dasar kesepakatan, yakni masing-masing rating -3 untuk kategori sangat buruk; -2 untuk kategori buruk, dan -1 untuk kategori cukup buruk.

Berdasarkan skor dalam analisis faktor internal dan eksternal sebelumnya, maka kesimpulan SWOT BPMU, dapat digambarkan seperti terlihat pada diagram Gambar berikut :